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Urgente o importante?

Urgente o importante?

“Ciò che è importante raramente è urgente, ciò che è urgente, raramente è importante!.Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo noto come Matrice di Eisenhower, detto anche Matrice di Covey, che serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo.Innanzitutto, c’è da dire che “importante” è un concetto soggettivo: ciò che è importante per te può non esserlo per qualcun altro, perchè le priorità sono legate ai nostri valori, principi ed obiettivi, e possono quindi essere diverse per ciascuno di noi.Imparare a gestirle, è fondamentale, soprattutto quando si lavora in team.Il concetto di “urgente”, invece, è un concetto oggettivo, e dipende dalla variabile tempo.Esso è riferito a quelle attività che richiedono un’attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza.

 

La struttura della Matrice di Eisenhower

Combinando i due parametri si ottengono i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower:

 

Possiamo quindi riassumere i quadranti in:

Q1 = Crisi: urgente e importante
Q2 = Qualità: importante e non urgente
Q3 = Inganno: urgente e non importante
Q4 = Spreco: non importante e non urgente
Analizziamo ora i singoli quadranti in dettaglio.

In Q1
troviamo quelle azioni che vanno compiute al più presto e che non sono delegabili ad altri (progetti in scadenza, telefonate ai clienti, problemi pressanti e da risolvere con urgenza, programmi in scadenza o già scaduti. S la maggior parte della tua giornata è concentrata nel quadrante Q1, hai difficoltà a gestire il tempo, perchè sono gli impegni a gestire te.

In Q2
troviamo le azioni importanti ma non urgenti, come progetti a medio/ lungo termine o la definizione di nuove strategie operative da mettere in pratica. Corsi di formazione, attività sportive, controlli ed esami medici, Qualità, che servono ad aiutarti a gestire meglio te stesso ed il tuo tempo ed a migliorare la qualità della tua vita. Se continui a rimandarne l’esecuzione, prima o poi rientreranno in Q1.

In Q3
rientrano le attività urgenti ma non importanti, spesso delegabili e considerate ingannevolmente importanti, ( ad esempio riunioni superflue, mansioni che non ti competono ma che ti sono state “scaricate” da qualcun altro).

In Q4
troviamo tutto ciò che è puro e semplice spreco di tempo: attività banali o superflue, distrazioni, scuse per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente, spesso una via di fuga per chi è soverchiato da problemi che ha paura di affrontare.

 

Alla base della a Matrice di Eisenhower deve esserci prima di tutto un elenco dettagliato dei tuoi impegni, ordinati in base alla priorità.
Ecco un piccolo trucco per tenere a mente questo schema utilizzando la parola TIME:

T – Q1: Tassativo
I – Q2: Importante e Indispensabile
M – Q3: Mobile o darne Mansione a qualcun altro
E – Q4: Eliminabile
Pianificando anticipatamente il tuo lavoro utilizzando la Matrice di Eisenhower ti consentirà di aumentare la tua produttività.

Spesso ci concentriamo maggiormente su mansioni e scadenza vicina, piuttosto che su quelle più importanti, ma con un termine più lontano.

 

Ma perché?
È semplice: il nostro cervello che lavora contro di noi e preferisce dare priorità alle attività che ci garantiscono una soddisfazione immediata.

Questo perchè, i compiti che richiedono più tempo per essere completati non garantiscono una ricompensa immediata.

Ogni giorno, in pratica, classifica il lavoro in base alla sezione corrispondente.

Presto si scoprirà che gli impegni più vicini sono spesso poco importanti.

La soluzione è l’organizzazione del tempo.

(Fonte:danea.it)



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